Ділова гра "Текучка" у діяльності керівника

Мета гри

Основна мета — показати ефективність планування особистої роботи керівника, навчити раціональним методам організації праці, розвинути вміння правильно делегувати повноваження, критично оцінювати свою роботу і шукати резерви економії робочого часу і т.д.

Завдання викладача — організувати розбір ситуації студентами, підтримувати активність при обговоренні конкретних питань своєчасно направляти хід гри в русло розглянутих проблем, консультувати студентів.

Завдання студентів — знаходити рішення поставлених проблем.

Для цього студенти:

X аналізують отриману інформацію;

X визначають, якою мірою охоплена особистим плануванням робота генерального директора фірми;

X шукають напрями та заходи, що дозволяють поліпшити його роботу;

X виявляють резерви економії і робочого часу генерального директора фірми.

I. Ознайомлення з проблемою

Докладно викладається проблема. Особлива увага звертається на діючих осіб, події, що відбуваються, використовувані в роботі документи.

2. Систематизація інформації

Студентам пропонується перерахувати:

X дійових осіб. Порядок перерахування не має значення, однак можна звернути увагу на різні категорії учасників, їх кількість і ступінь спілкування з генеральним директором. Слід особливо підкреслити, що крім індивідуального спілкування генеральному директору фірми доводиться мати справу з групами осіб (різної чисельності);

X згадані або обов’язково використовувані документи. Порядок їх перерахування також не має значення, але можна вкажіть класифікацію використовуваних документів, їх призначення та роль, трудомісткість роботи з ними, важливість для організації особистої праці;

X події, що відбуваються в даний день. Під подіями розуміються всі згадані дії і роботи, здійснювані генеральним директором: наради, зустрічі, прийом відвідувачів, розмови, вивчення документів і т.п.

3. Аналіз інформації

Аналіз інформації рекомендується проводити в кілька етапів:

1. Дослідити ступінь планування тих чи інших робіт;

2. Визначити можливість і необхідність планування майбутнього в даний день події;

3. Виявити причину виникнення тієї чи іншої роботи і роль генерального директора фірми в її плануванні;

4. Визначити доцільність виконання даної роботи генеральним директором і з’ясувати, чи могло бути інакше при правильній постановці справи;

5. Розглянути можливість економії часу за рахунок раціоналізації особистої роботи генерального директора, починаючи з його прав з підбору персоналу до проведення конкретних заходів.

Заключним етапом може бути розробка конкретних заходів щодо поліпшення організації роботи генерального директора фірми.

4. Рекомендації з ведення дискусії

На кожному етапі рекомендується викликати нового студента для заповнення форми аналітичної таблиці 15. Він буде вести дискусію і фіксувати результати по кожній аналізованій позиції. Твердого порядку прийняття рішення встановлювати не слід. Можливі варіанти: одноосібне ухвалення рішення провідним дискусію або голосування по кожному пункту при виявленні протилежних поглядів, а також компроміси, наприклад запровадження нової графи, куди заносять особливі думки.

У кінці кожного етапу підсумки обговорення отримують числову характеристику, наприклад, «слід планувати 9 подій, не слід — 5 подій».

На закінчення викладач підкреслює значення планування особистої роботи і можливості отримати ефект за рахунок економії робочого часу і раціоналізації праці керівника.

 

Найбільш важка частина дискусії — коректування і активізація обговорення викладачем. Тут важливо, щоб по кожній події на іншому етапі було висловлено як можна більше ідей і думок.

Якщо обговорення ведеться мляво, викладач повинен знайти проблемні питання, які можуть загострити дискусію.

Наприклад, всі студенти без суперечок погодилися з тим, що заступник генерального директора може в будь-який час зайти до Генеральною директору зі своїми питаннями. Можна запитати, чи сумісний такий порядок з плануванням особистої роботи генерального директора або зробити посилання на обговорення цієї проблеми в групі фахівців фірми.

Якщо більшість студентів порахувало, що генеральний директор повинен займатися проблемами постачання фірми (поза чергою прийматиме свого заступника з постачання або відвідувачів, які незадоволені останнім), можна поставити питання про роль заступника генерального директора, про якості прав і обов’язків цього працівника, який не здатний сам вирішувати свої проблеми.

Подібних ситуацій під час дискусії виникає багато, і від ерудиції викладача залежить, чи буде дискусія живий і цікавою.

Сценарій ділової гри

Свій робочий день генеральний директор фірми Д.П. Васильєв, як зазвичай, почав на півгодини раніше і перш за все на аркуш паперу накидав перелік всіх справ, якими належить сьогодні зайнятися. У числі найбільш важливих він підкреслив роботу зі складання плану про перспективи розвитку фірми. Це давно не дає йому спокою, однак взятися за справу по-справжньому все ніколи — відволікали поточні справи.

На столі вже кілька днів лежать папки з матеріалами, підготовленими відповідними службами: перспективи науково-технічного розвитку фірми, аналіз основних техніко-економічних показників, прогноз на майбутній рік і т.д. Матеріали вимагають ретельного вивчення, а поки вдавалося знайомитися з ними тільки уривками.

Насамперед треба провести оперативну нараду. Кінець місяця і кварталу. Васильєва дуже турбує фінансове становище фірми та реалізація продукції. Нарада з керівниками служб розпочато рівно о 9.00, проведено досить чітко, але закінчити його вдалося лише до 11 години.

До цього часу в приймальні накопичилося вже багато відвідувачів. У їх числі декілька представників інших фірм, підприємств. Крім того, просив прийняти начальник фінансової служби (у зв’язку з неповерненням кредитів юридичним особам він хотів дати пояснення щодо зауважень генерального директора і зняти питання). Просили також прийняти: начальник кадрової служби, а також служби маркетингу щодо зміни ситуації на зовнішньому ринку через коливання валюти США. «Що йому від мене треба, — подумав генеральний директор. — Він, здається, не перший день вже до мене проривається. Адже є заступник генерального директора з фінансів «.

 

Слідами однієї з нарад належало вирішити ряд питань з начальником служби безпеки.

Прийом Васильєв почав о 11.30. У першу чергу запросив представників інших фірм. «Своїм» призначив час протягом дня, заступника генерального директора просив через секретаря зателефонувати пізніше, якщо той не знайде можливості вирішити свої питання з віце-президентом фірми. Несподівано приїхав представник комерційного банку, в якому знаходиться рахунок фірми. Довелося прийняти. Як виявилося, всі його питання стосувалися компетенції заступника з фінансів. Але, так уже було прийнято на фірмі, спочатку він повинен був звернутися до генерального директора. З трьох представників інших фірм тільки один дійсно потребував прийомі генерального директора. Питання інших цілком могли вирішити його заступники. Проте один з представників навідріз відмовився розглядати з ким-небудь, крім генерального директора, другий — залишився не задоволений рішенням заступника і неодмінно вимагав втручання «самого».

Лише після обіду генеральний директор, нарешті, зміг приступити до роботи над перспективним планом, але в цей час подзвонив головний бухгалтер фірми. Справа виявилася значно серйозніше, ніж можна було припускати. Під загрозою зриву була виплата заробітної плати працівникам. Банк, де знаходилися фінансові кошти фірми, несподівано збанкрутував. Генеральний директор давно підозрював, що з цим банком не все благополучно.

Треба негайно їхати в банк. Генеральний директор просить секретаря викликати машину, але вона нагадує, що сьогодні о 16.00 у нього прийом відвідувачів з особистих питань, а о 17.30 — нарада керівників структурних підрозділів. Що робити? Скасовувати прийом відвідувачів з особистих питань не хотілося б. Пам’ятається, минулого разу він переносив його на сьогодні. Порушувати самим же заведений порядок — означає підривати повагу до кожного порядку взагалі.

Роздуми генерального директора перериває телефонний дзвінок з-за кордону. Цікавляться, чому до цих пір не відправлена продукція фірми для реалізації. Він так і не встиг прийняти свого головного бухгалтера. Питання стосуються інтересів багатьох працівників, знадобляться кошти для виплати заробітної плати. Як це все буде організовано? Чи враховані психологічні фактори? Які наслідки невиплати заробітної плати?

В усіх цих питаннях необхідно досконально розібратися, ще раз зважити і обговорити. Але де ж взяти час? Генеральний директор з тугою подивився на пухку папку ще не розібраної кореспонденції, замислився: «Створюється враження, що не я керую фірмою, а фірма мною. Я намічаю одні справи на день, а життя підказує інші. Чи можна навести в цьому якийсь порядок? »

Служби заступника генерального директора з комерційних питань вивчали, пам’ятається, витрати робочого часу керівників нашої фірми. Цікаво було б подивитися результати, тим більше вони тут, в папці. Так, цифри дуже цікаві.

Виявляється, у генерального директора фірми і в його заступників робочий час зазвичай складається приблизно наступним чином:

X підготовка рішень перспективного характеру — від 1-5\% у керівника, до 25\% в окремих заступників, з них 93\% — на проведення різного роду нарад і 7\% — на вивчення і опрацювання матеріалів;

X складання (підготовка пропозицій) плану — 5\% у керівника і до 15\% — у заступників, коректування і уточнення планів поточного року — від 3 до 4\%;

X оперативна робота — від 65 до 70\% загального часу, в тому числі: відвідування трудового колективу — 2-3\%, наради — 90\%, вивчення матеріалів — 2\%, інші форми роботи — інше;

X рішення кадрових питань — 5-6\% робочого часу, організаційні проблеми управління — до 4\%, інші питання — решту часу.

«А як складається робочий день у керівників інших фірм? — Задумується генеральний директор — Адже ми працюємо не гірше за інших. Правда, мій робочий день триває іноді по 12 годин. Що ж, якщо я не вмію інакше організувати свою працю, то змушений використовувати свої методи підвищення його активності «.

№ п.п.

Події

плану-валися

Слід спланувати

Генеральний директор — ініціатор події

Чи можна зробити інакше?

Економія часу

Збільшення

Так

Ні

Так

Ні

Так

Ні

Так

Ні

Так

Ні

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий